Identifiants RFID, dotations, historiques et données nominatives : préparer les exports, tester leur reprise et organiser la fin des accès du prestataire.
L’essentiel à retenir
- Inventoriez les références, tailles, identifiants d’articles, sites, dotations, statuts, réparations et réformes dont la reprise est utile.
- Fixez le format, l’encodage, les séparateurs, les règles de date, le fuseau horaire, les unités et la représentation des valeurs absentes.
- Comparez le nombre d’identifiants uniques, les répartitions par site et référence, les dotations et les articles en réparation.
Ces repères sont développés et nuancés dans les sections ci-dessous.
Définir les données nécessaires au prochain service
Inventoriez les références, tailles, identifiants d’articles, sites, dotations, statuts, réparations et réformes dont la reprise est utile. Distinguez les données nécessaires au fonctionnement du parc des historiques conservés pour justifier des écarts ou des factures.
Lorsqu’un identifiant est associé à un salarié ou à un résident, le fichier peut contenir des données personnelles. Les responsabilités de traitement, la finalité et les accès doivent être définis selon la situation. La CNIL rappelle que la sous-traitance de données personnelles doit être encadrée.
| Ensemble | Champs utiles | Contrôle de reprise |
|---|---|---|
| Référentiel articles | Référence, taille, matière, propriété | Références inconnues ou doublonnées |
| Parc individualisé | Identifiant, référence, site, statut | Unicité et correspondance avec l’inventaire |
| Dotations | Porteur ou code pseudonymisé, attribution, date | Articles non attribués et porteurs sortis |
| Événements | Identifiant, type, date, lieu | Chronologie et vocabulaire des statuts |
Demander un format accompagné d’un dictionnaire
Fixez le format, l’encodage, les séparateurs, les règles de date, le fuseau horaire, les unités et la représentation des valeurs absentes. Un identifiant numérique doit être préservé comme une chaîne s’il comporte des zéros initiaux. Décrivez chaque code de statut et son événement déclencheur.
Prévoyez un export d’essai suffisamment tôt. Une reprise peut échouer alors que le fichier s’ouvre correctement : un même numéro peut désigner une puce physique dans un système et un article logique dans l’autre. Documentez cette correspondance avant de basculer.
Rapprocher données et inventaire physique
Comparez le nombre d’identifiants uniques, les répartitions par site et référence, les dotations et les articles en réparation. Isolez les écarts au lieu de les résoudre par une valeur par défaut. Un article déclaré perdu puis retrouvé doit conserver un statut cohérent.
Testez quelques parcours complets : vêtement disponible, en traitement, en réparation, réformé et nouvellement affecté. La reprise est acceptable lorsque les événements et les responsabilités peuvent être retrouvés, pas seulement lorsque le total global est identique.
- Nombre d’identifiants uniques
- Articles sans référence ou sans site
- Dotations de porteurs sortis
- Pièces absentes de l’inventaire physique
- Statuts non reconnus
- Date de dernière synchronisation
Clôturer les accès et les copies selon le cadre convenu
Pour les données personnelles traitées par un sous-traitant, le contrat doit organiser les conditions de restitution et de destruction à la fin de la prestation. Les durées de conservation nécessaires et les obligations applicables doivent être examinées avant la suppression des historiques.
Après validation de la reprise, revoyez les comptes, interfaces et accès distants. Documentez les opérations effectuées et les exceptions de conservation autorisées. Une copie de sécurité ne doit pas devenir une archive indéfinie sans finalité.
Questions fréquentes
La restitution des fichiers permet-elle de réutiliser toutes les puces RFID ?
Pas nécessairement. Il faut vérifier la technologie, la propriété, le codage, les lecteurs et la correspondance des identifiants. L’export et la compatibilité matérielle sont deux contrôles distincts.
Doit-on reprendre tout l’historique nominatif ?
La reprise doit être limitée à ce qui est nécessaire aux finalités retenues. Les besoins de preuve, de continuité et de conservation sont à examiner avec les responsables compétents.
Références officielles consultées
Sources consultées le 2026-10-03. Vérifiez l’édition, le statut et le périmètre au moment de votre décision.
